○静岡県後期高齢者医療広域連合公文書管理規則
平成19年2月2日
規則第5号
(趣旨)
第1条 この規則は、法令その他別に定めがあるもののほか、静岡県後期高齢者医療広域連合(以下「広域連合」という。)における公文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 公文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、広域連合が保有するものをいう。
(2) 室 静岡県後期高齢者医療広域連合事務分掌条例(平成19年静岡県後期高齢者医療広域連合条例第3号)第1条に規定する室をいう。
(3) 室長 室の長をいう。
(4) 文書統括室長 総務室長をいう。
(5) 決裁 静岡県後期高齢者医療広域連合長その他の特定の事務につき権限を有する者又は静岡県後期高齢者医療広域連合事務専決規則(平成19年静岡県後期高齢者医療広域連合規則第4号)第4条の規定により専決することができる者が、当該事務について最終的にその意思を決定することをいう。
(公文書の管理の原則)
第3条 公文書は、事務を正確かつ迅速に処理するため、その所在及び処理状況を常に明らかにし、その性質に応じて適正に管理しなければならない。
(公文書の管理体制)
第4条 文書統括室長は、公文書の管理に関する事務を統括し、公文書の管理が適正かつ円滑に処理されるよう必要な指導及び監督を行い、並びに室の公文書の管理について必要な指導及び調整を行う。
2 室長は、この規則の定めるところにより、その所管する公文書について迅速な処理及び適正な管理を行い、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。
3 室の公文書の管理に関する事務について必要な指導を行うため、室に文書取扱主任を置く。
(分類)
第5条 公文書は、事務及び事業の性質、内容等に応じて、系統的に分類し、整理しなければならない。
(作成)
第6条 事務の処理に当たっては、特に軽易なものを除き、公文書を作成するものとする。
2 事務の処理と同時に公文書を作成することが困難な場合にあっては、口頭により決裁を受けて処理するものとし、事後速やかに公文書を作成しなければならない。
2 室長は、公文書の保存期間が前項の規定により難いと認めるときは、文書統括室長の承認を得て、当該公文書の保存期間を別に定めることができる。
3 前2項の保存期間は、当該事務の処理が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日(保存期間が1年未満の公文書にあっては、当該公文書を作成し、又は取得した日)から起算する。ただし、公文書の性質等により特に定める日から起算する場合は、この限りでない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの日
(2) 現に係属している訴訟に関係するもの 当該訴訟が完結するまでの日
(3) 現に係属している審査請求に関係するもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間を経過するまでの日
(4) 静岡県後期高齢者医療広域連合情報公開条例(平成19年静岡県後期高齢者医療広域連合条例第4号)第5条の規定による公開請求があったもの 同条例第11条の規定による決定の日の翌日から起算して1年間を経過するまでの日
(5) 静岡県後期高齢者医療広域連合個人情報保護条例(平成19年静岡県後期高齢者医療広域連合条例第5号)第15条、第28条第1項及び第35条第1項の規定による請求があったもの 同条例第21条第1項若しくは第3項、第31条又は第38条の規定による決定の日の翌日から起算して1年間を経過するまでの日
(6) 前各号に掲げるもののほか、事務処理上保存期間の延長を必要とするもの 当該事務の処理に必要であると室長が認めるまでの日
(保存)
第8条 公文書は、その保存期間が満了するまで、所定の文書庫、保管庫等において適正に保存されなければならない。
(1) 条例、規則その他の例規の制定又は改廃に関する公文書で重要なもの
(2) 行政不服審査及び訴訟に関する公文書で特に重要なもの
(3) 静岡県後期高齢者医療広域連合議会(以下「広域連合議会」という。)の会議録、決議書その他の広域連合議会に関する公文書で特に重要なもの
(4) 広域計画及びその運営に関する基本方針の決定並びにその変更に関する公文書で重要なもの
(5) 公有財産の取得、処分その他権利の設定に関する公文書で重要なもの
(6) 予算及び決算に関する公文書で特に重要なもの
(7) 職員及び委員等の任免、賞罰等に関する公文書で特に重要なもの
(8) 前各号に掲げるもののほか、歴史的公文書として保存する必要があると認めるもの
2 文書統括室長は、前項の規定により永久保存文書として指定した文書について、その保存に必要な措置を講ずるものとする。この場合において、次に掲げる文書以外の文書はマイクロフィルムに撮影し、保存することができる。
(1) 現状のまま保存することが適当である文書
(2) その形状からマイクロフィルムに撮影することが不適切な文書
3 文書統括室長は、前項後段の規定により作成されたマイクロフィルムについて、その内容が撮影された文書と相違ないことを、別に定めるところにより認証しなければならない。
4 文書統括室長は、第1項の規定により永久保存文書として指定した文書について、その保存の必要がなくなったときは、当該文書を処理した室長の意見を聴いて、当該指定を解除することができる。
(廃棄)
第10条 文書統括室長及び室長は、その保存する公文書の保存期間が満了したときは、当該公文書を遅滞なく廃棄しなければならない。
2 室長は、前項の規定にかかわらず、その保存する公文書を当該保存期間が経過する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときは、文書統括室長の承認を得て、当該公文書を廃棄することができる。
(雑則)
第11条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附 則
この規則は、公布の日から施行する。
附 則(平成28年3月22日規則第8号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
別表(第7条、第9条関係)
公文書の区分 | 保存期間 |
1 条例、規則その他の例規の制定又は改廃に関するもの 2 官公庁からの令達、通知等で重要なもの 3 訓令、通達及び内規に関する公文書で特に重要なもの 4 行政不服審査及び訴訟に関する公文書で重要なもの 5 広域連合議会の会議録、決議書その他の広域連合議会に関する公文書で重要なもの 6 広域連合行政の総合計画及び運営に関する基本方針の決定並びにその変更に関する公文書 7 公有財産の取得、処分その他権利の設定に関する公文書 8 財産、広域連合債に関する公文書で重要なもの 9 事務の引継ぎに関する公文書で重要なもの 10 機関の設置、廃止に関する公文書で重要なもの 11 予算、決算及び出納に関する公文書で重要なもの 12 表彰に関する公文書で重要なもの 13 職員、委員等の履歴及び任免、賞罰等に関する公文書 14 処分、契約等に関する公文書で特に重要なもの 15 台帳、原簿等で特に重要なもの 16 調査研究、統計等に関する公文書で特に重要なもの 17 監査請求等に関する公文書で重要なもの 18 選挙に関する公文書で重要なもの 19 前各項に掲げる公文書に類するものその他特に30年保存とする必要がある公文書 | 30年保存 |
1 告示及び公告に関する公文書で重要なもの 2 訓令、通達及び内規に関する公文書で重要なもの 3 処分、契約等に関する公文書で重要なもの 4 台帳、原簿等で重要なもの 5 金銭の支払に関する証拠書類 6 調査研究、統計等に関する公文書で重要なもの 7 前各項に掲げる公文書に類するものその他特に10年保存とする必要がある公文書 | 10年保存 |
1 処分、契約等に関する公文書で比較的重要なもの 2 公課に関する公文書で重要なもの 3 台帳、原簿等で比較的重要なもの 4 調査研究、統計等に関する公文書で比較的重要なもの 5 前各項に掲げる公文書に類するものその他特に5年保存とする必要がある公文書 | 5年保存 |
1 照会、回答、通知、依頼等に関する公文書 2 処分、契約等に関する公文書で比較的軽易なもの 3 文書の受付、発送に関する公文書 4 前各項に掲げる公文書に類するものその他特に3年保存とする必要がある公文書 | 3年保存 |
1 照会、回答、通知、依頼等に関する公文書で軽易なもの 2 処分、契約等に関する公文書で軽易のもの 3 文書の受付及び発送に関する公文書で軽易なもの 4 調査研究、統計等に関する公文書で軽易なもの 5 前各項に掲げる公文書に類するものその他特に1年保存とする必要がある公文書 | 1年保存 |
その他の公文書で1年間以上保存する必要がないと認められる公文書 | 事務処理上必要な1年未満の期間 |