静岡県後期高齢者医療広域連合公文書管理規程

○静岡県後期高齢者医療広域連合公文書管理規程

平成19年2月2日

訓令第1号

第1章　総則(第1条―第6条)

第2章　文書の受領、配付及び収受(第7条―第10条)

第3章　公文書の処理(第11条―第18条)

第4章　公文書の発信(第19条―第24条)

第5章　公文書の保管、保存及び廃棄(第25条―第32条)

第6章　雑則(第33条)

附則

第1章　総則

(趣旨)

第1条　この訓令は、静岡県後期高齢者医療広域連合公文書管理規則(平成19年静岡県後期高齢者医療広域連合規則第5号。以下「公文書管理規則」という。)に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　起案　決裁を受けるため事務の処理に関する意思決定の案を記載した文書を作成することをいう。

(2)　起案文書　起案した文書をいう。

(3)　代決　静岡県後期高齢者医療広域連合事務専決規則(平成19年静岡県後期高齢者医療広域連合規則第4号。以下「事務専決規則」という。)第9条の規定による代決をいう。

(4)　供覧　上司の閲覧に供することをいう。

(5)　回議　決裁を受けるため、起案文書を順次直属の上司に回覧することをいう。

(6)　専決者　事務専決規則第5条の規定により専決することができる者をいう。

(7)　代決者　事務専決規則第9条の規定により代決することができる者をいう。

(8)　電子署名　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

ア　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

イ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(文書の取扱い)

第3条　文書(公文書及び公文書となるべき文書、図画及び写真並びに電磁的記録をいう。以下同じ。)は、公文書管理規則及びこの訓令に定めるところにより適正に取り扱わなければならない。

2　取扱いに注意を要する文書は、機密保持等に細心の注意を払って取り扱い、事務の適正な執行に資するよう努めなければならない。

(文書取扱主任)

第4条　公文書管理規則第4条第3項に規定する文書取扱主任は、室長が指名する。

2　室長は、前項の規定により文書取扱主任を指名したときは、その職及び氏名を文書統括室長に報告しなければならない。

3　文書取扱主任は、室長の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。

(1)　文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2)　公文書の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(3)　文書の管理に関する事務の処理の促進、指導及び改善に関すること。

(4)　静岡県後期高齢者医療広域連合情報公開条例(平成19年静岡県後期高齢者医療広域連合条例第4号)及び静岡県後期高齢者医療広域連合個人情報保護条例(平成19年静岡県後期高齢者医療広域連合条例第5号)に基づく公文書の公開又は保有個人情報の開示等の請求の対象となる公文書の特定に関すること。

(5)　前各号に掲げるもののほか、文書の管理に関し必要なこと。

(簿冊等の備付け)

第5条　次の各号に掲げる者は、当該各号に定める文書の取扱いに関する簿冊等を備え付け、適正に管理しなければならない。

(1)　文書統括室長

ア　書留等収配簿(様式第1号)

イ　文書受付印(様式第2号)

ウ　郵便切手等受払簿(様式第3号)

エ　公示令達番号簿(様式第4号)

(2)　室長

ア　室受付印(様式第5号)

イ　郵便切手等受払簿(職務上切手、はがき等を添付している場合)

2　前項第2号に定めるもののほか、室長は、必要に応じ適宜の簿冊等を備え付け、文書の取扱いに関し、適正に管理しなければならない。

(文書番号)

第6条　公文書には、次に定めるところにより会計年度、記号及び番号からなる文書番号を付けなければならない。ただし、定例若しくは軽易と認められる文書又は文書番号を付けることを要しないように様式が定められている文書については、これを省略することができる。

(1)　記号は、「静後広事」とする。

(2)　番号は、会計年度ごとに一連番号を付ける。この場合において、必要があると認めるときは、枝番号を用いることができる。

(3)　第1号の規定にかかわらず、公示令達(条例、規則、告示及び訓令をいう。以下同じ。)は、「静岡県後期高齢者医療広域連合」の次にその種別の名称を付けて記号とする。

(4)　第2号の規定にかかわらず、公示令達は、公示令達番号簿により暦年による一連番号を付ける。

第2章　文書の受領、配付及び収受

(送付された文書の受領及び配付)

第7条　送付された文書は、文書統括室長において受領するものとする。

2　前項の規定によりそれぞれにおいて受領した文書は、次により配付するものとする。

(1)　文書のあて名(必要な場合は、開封して確認するものとする。)により当該文書を所管すべき室を判別し、当該所管すべき室に配付する。

(2)　書留、配達証明、内容証明、特別送達等による郵便物は、封筒(開封して確認する場合は、封筒及び当該文書)に文書受付印を押し、書留等収配簿により収受番号を付した後、到達の時刻が権利の得喪又は変更に係るものにあっては収受時刻を併記し、当該文書を所管すべき室又は名あて人に配付し、その者の押印又は署名を徴するものとする。

(文書の収受)

第8条　文書取扱主任は、前条の規定により配付を受けた文書又は直接到達した文書を次に定めるところにより収受しなければならない。

(1)　文書の余白に室受付印を押印するとともに、文書管理システムにより番号を付し、収受日等の必要事項を登録した後、担当者に回付すること。

(2)　重要と認められる文書又は上司の指揮により処理する必要があると認められる文書は、室長の閲覧に供し、その指示を仰ぐこと。

(配付文書の返付又は転送)

第9条　文書取扱主任は、第7条の規定により配付を受けた文書又は直接到達した文書のうちその所管に属さないものがあるときは、次に定めるところにより転送し、又は返付しなければならない。

(1)　所管すべき室が明らかな文書は、直ちに当該所管すべき室に転送する。

(2)　所管すべき室が明らかでない文書は、直ちに文書統括室に返付し、又は転送する。

(通信回線の利用による収受の特例)

第10条　通信回線を利用して行う文書の収受は、次によるものとする。

(1)　室長は、その管理する通信回線に接続した送受信装置への着信の確認を定時に行う。

(2)　着信を確認した文書は、速やかに紙に出力する。

(3)　紙に出力した文書は、第8条の規定の例により、収受の処理を行う。

第3章　公文書の処理

(処理の原則)

第11条　公文書は、この章に定めるところにより、正確かつ迅速に処理されなければならない。

(収受文書の処理)

第12条　室長は、室における文書の収受の状況を適宜確認し、必要に応じ、文書の収受及びその処理について文書取扱主任又は担当者に指示しなければならない。

2　前項の規定による指示を受けた文書取扱主任又は担当者は、その指示により処理しなければならない。

(供覧)

第13条　収受した文書のうち、次に掲げる文書は、供覧用紙(様式第6号)により供覧するものとする。この場合において、第1号又は第2号に該当するときは、「一応供覧」と表示するものとする。

(1)　その処理に改めて決裁を要するが、至急に事前に供覧する必要がある文書

(2)　重要な事案に関するもので、その処理につき上司の指示を受けるために供覧する必要がある文書

(3)　その処理に決裁を要しないが、供覧する必要がある文書

(起案の要領)

第14条　起案は、起案用紙(様式第7号)により行い、文書管理システムに登録するものとする。

2　起案文書は、本文の前に決裁を受けようとする理由又は当該事務の処理に関する説明を簡明に記述するものとし、関係法令その他参考となる事項の付記、関係書類の添付等によりその根拠、理由、経過等を明らかにしなければならない。ただし、軽易な事案に係るものについては、この限りでない。

3　関連する事項は、支障のない限り一括して起案するものとする。

4　2以上の室の所管に属する事務に関する事案であるときは、あらかじめ関係各室と十分協議し、最も関係の深い室で起案するものとする。

(回議)

第15条　起案文書は、起案文書の作成者から順次直属の上司の承認を受けて、当該事務の処理に係る静岡県後期高齢者医療広域連合長(以下「広域連合長」という。)又は専決者に回議し、その決裁を受けなければならない。この場合において、特に緊急を要するものは、起案文書の右上部に赤付せんを張らなければならない。

2　前項の承認又は決裁は、起案文書に押印又は姓を自署する方法によるものとする。

(代決及び不在の処理)

第16条　代決する場合は、代決者は、押印又は姓を自署したものの右上部に「代」と朱書きしなければならない。

2　広域連合長又は専決者以外の者が不在である場合において、緊急に処理する必要があるときは、起案文書の押印又は姓を自署すべき箇所の上部に「不在」と表示し、当該不在であった者の上司へ回議することができる。この場合において、軽易な事項を除き、決裁後、遅滞なく当該不在であった者に報告しなければならない。

(廃案等)

第17条　決裁を受けた起案文書を廃止し、又は内容に重要な変更が生じたときは、その理由を付し、当該決裁を受けた文書について、廃案又は変更の決裁を受け、「廃案」又は「変更」と朱書きしなければならない。

(持回り決裁)

第18条　起案文書でその内容が重要若しくは異例なもの、秘密の取扱いを要するもの又は至急の施行を要するものは、起案した者又はその上位の職にある者が当該起案文書を持ち回って回議し、決裁を受けなければならない。

第4章　公文書の発信

(浄書)

第19条　決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)で発信を要するものは、所管の室において浄書しなければならない。

2　前項の規定による浄書が終わったときは、所管の室で浄書した文書と決裁文書を照合しなければならない。

(公文書の発信者名)

第20条　公文書の発信者の表示は、広域連合長その他権限を有する者の職氏名とする。

2　形式が定められている公文書、静岡県後期高齢者医療広域連合(以下「広域連合」という。)の内部へ発信する文書及び照会に対する回答文書を発信する場合においては、前項の規定にかかわらず、広域連合長その他権限を有する者の職名のみを表示することができる。

3　広域連合の外部へ発信する公文書で発信者名の表示から、当該公文書を処理し室(以下「所管室」という。)が判別されないものは、発信者名の下に括弧書きで所管室名を表示するものとする。

(公印)

第21条　公文書には、別に定めるもののほか、文書番号、発信の日付、あて名及び発信者名を表示し、静岡県後期高齢者医療広域連合公印規則(平成19年静岡県後期高齢者医療広域連合規則第6号)に規定する公印を押さなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する公文書は、公印を省略することができる。

(1)　軽易な照会、回答、通知、報告及び依頼の公文書

(2)　図書類の送付状

(3)　広域連合の内部へ発信する公文書

(4)　前3号に掲げるもののほか、軽易なものとして文書統括室長が認める公文書

(電子署名)

第22条　総合行政ネットワーク(霞が関WAN(国の各省庁の施設内の電子計算機器を電気通信回線で接続する電子情報処理組織を相互に電気通信回線で接続する省庁間の電子情報処理組織をいう。)に対応し、国と地方公共団体及び地方公共団体を相互に電気通信回線で接続する電子情報処理組織をいう。)の電子文書の交換システムにより発信するものについては、前条第1項の規定による公印の押印に代えて、電子署名を行うものとする。

2　電子署名に関し必要な事項は、文書統括室長が別に定める。

(公文書の発送)

第23条　公文書の発送は、第7条第1項の規定による送付された文書の受領の例により、文書統括室長が取りまとめを行う。

2　公文書は、緊急を要する場合を除き、文書統括室長が定める時刻までに室ごとに一括し、文書発送伝票に所要事項を記入の上、文書統括室長に提出するものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、公文書は、通信回線を利用して発送することができる。この場合の手続については、文書統括室長が別に定める。

(切手、はがき等の受払い)

第24条　文書統括室長及び職務上切手、はがき等を保有している室長は、当該切手、はがき等を厳重に保管し、郵便切手等受払簿に、その受払いの状況を明らかにしておかなければならない。

第5章　公文書の保管、保存及び廃棄

(公文書の整理及び保存の原則)

第25条　公文書は、常に整理し、重要なものは、非常災害時に際して支障がないように、あらかじめ適切な措置を講じておかなければならない。

(公文書の整理)

第26条　室長は、処理の完結した公文書(以下「完結文書」という。)を、当該文書の処理が完結した年度内に次に定めるところにより整理しなければならない。